Список документів для оформлення наказу про відрядження за кордон 

1. Подання від підрозділу(див. додаток 1) або особиста заява на ім’я ректора університету за згодою (візою) директора інституту / декана факультету і завідувача кафедри. У даному документі необхідно вказувати:

· країну, місто і термін відрядження (з врахуванням часу на дорогу:1 або 2 дні в залежності від виду транспорту і 1 або 2 дні на повернення);

· мету відрядження;

· збереження чи незбереження заробітної плати на цей період;

· джерело фінансування відрядження.

Якщо перебування за кордоном здійснюється за рахунок власних надходжень університету, інституту або факультету, то необхідно додавати розрахунок вартості витрат (Додаток 1) на відрядження за підписом начальника Планово-фінансового відділу;

Якщо відрядження відбувається за кошти науково-дослідної частини, то співробітники повинні отримувати письмове погодження у заступника головного бухгалтера НДЧ (на поданні або заяві).

2. Офіційне запрошення сторони, що приймає (на офіційному бланку, з печаткою та підписом керівника установи, що запрошує).

3. Переклад запрошення українською мовою, який завіряється у ВМС.

4. Графік замін навчальних занять на період відрядження (для професорсько-викладацького складу).

Вимоги

* Повний комплект документів подається на резолюцію ректору університету, першому проректору, проректору з науково-педагогічної роботи (міжнародні зв’язки) або проректору з наукової роботи.

** Оформлюючи відрядження або направлення за кордон, слід пам’ятати про те, що дати виїзду та повернення, зазначені в поданні або заяві, мають співпадати з реальними датами (підставою є відмітки у закордонному паспорті про перетин кордону).

Вказуючи термін відрядження (дати), при оформлені подання чи заяви необхідно звернути увагу на вживання прийменників по і до. При вживанні прийменника по співробітник, аспірант або студентповинен повернутися до Києва в день, що зазначений у поданні чи заяві.

     При вживанні прийменника до співробітник, аспірант або студент  повинен мати на увазі, що термін відрядження триває на один день менше кінцевої дати.


 Пам’ятка 

для співробітників, аспірантів та студентів, які направляються за кордон на тривалий термін 

Необхідно ставити печатки у  закордонному паспорті про виїзд із України і в’їзд в Україну та країни, до  якої відряджають або направляють.

Після повернення із-за кордону необхідно:

  1.  Протягом 10 днів після повернення із-за кордону в Україну подавати “Звіт про закордонне відрядження” до Відділу міжнародного співробітництва (кімн. 267).
  2.  У триденний термін після повернення з-за кордону з’явитися до ВМС (кімн. 267) із закордонним паспортом для оформлення наказу про поверненняНаказ на повернення оформляється на підставі відміток про перетин кордону України в закордонному паспорті

Примітка:

-         У наказі про направлення вказуються дати виїзду з України і дата повернення в Україну, тому відмітки в паспорті мають співпадати із зазначеними датами в наказі. 

-         Якщо відмітки не співпадають, то необхідно готувати наказ про внесення змін до попереднього наказу

-         Особа, яка направляється, не може самовільно виїжджати в інші крани, до яких вона не направлена (перебувати лише в країнах  згідно наказу на направлення).

-         Якщо з будь-яких причин  відбувається непередбачене повернення до України, то необхідно з’явитися до ВМС (кімн. 267) із закордонним паспортом для оформлення наказу про повернення.


Пам’ятка для сплати на відрядження/направлення

           Необхідно зберігати всі фінансові документи (оригінали) та ставити печатки у  закордонному паспорті про виїзд із України і в’їзд в Україну та країни, до  якої відряджають або направляють.

  1. 1.     Дорожні витрати

-         підтвердження про купівлю квитків (квитанція до прибуткового касового ордеру або фіскальний чек, або квитанція з банку про оплату);

-         квитки (оригінал):

 *якщо літак – електронний квиток та відривні посадкові талони;

*якщо власником автобусних рейсів є фізична особа-підприємець (тільки 3 або 4 групи) необхідно додавати  Свідоцтво платника податку та Свідоцтво реєстрації на право діяльності.

 

  1. 2.     Проживання

-         рахунок про сплату за  проживання (квитанція до прибуткового касового ордеру, або фіскальний чек, або квитанція з банку про оплату).

  1. 3.     Організаційний внесок

-         квитанція про сплату організаційного внеску (квитанція до прибуткового касового ордеру або фіскальний чек, або квитанція з банку про оплату).

  1. 4.     Медичне страхування

-  підтвердження про сплату за медичне страхування (квитанція до прибуткового касового ордеру або фіскальний чек, або квитанція з банку про оплату);

-  медичне страхування.

5. Консульський збір

        -  квитанція щодо сплати за відкриття візи.

6. Запрошення та його переклад українською мовою.

 

Примітка: всі сплати здійснювати на власне прізвище і не через Інтернет, розраховуватися тільки своєю карткою.


 Телефон для довідок: 239-33-77; 239-31-50


 Зразок

Додаток 1

 

Ректору Київського національного

університету імені Тараса Шевченка

академіку НАН України

професору Губерському Л.В.

                

ПОДАННЯ    

          Деканат економічного факультету просить відрядити зі збереженням заробітної плати доцента кафедри обліку та аудиту Петрова Івана Івановича до Росії (м. Москва) з 10 по 18 січня 2010 року для наукової роботи.

Просимо сплатити дорожні витрати потягом за маршрутом    Київ – Москва – Київ, добові та проживання за рахунок власних надходжень економічного факультету.

Копія запрошення, його переклад, графік замін занять на період відрядження та розрахунок вартості витрат  додаються.

   Декан                                                 Підпис                                         Прізвище, ім’я, по батькові


 

 Зразок

Додаток 2

 

Розрахунок вартості витрат на відрядження

доцента … факультету Клименка Івана Івановича

до Чеської Республіки (м. Брно)

з 11 по 16 квітня 2010 року  

Видатки

Вартість

Кількість відряджених

Кількість днів

 

Розрахунок

Сума, грн.

1.

Проїзд

(в обидві сторони)

1400 грн.

1

 

1400

1400

2.

Проживання 1 доба

250 грн.

1

4

250х4

1000

3.

Добові

30 грн.

1

6

30х6

180

Всього          :                                                                                                  2580

Оргвнесок        75 грн.                                                                                      75

ВСЬОГО:                                                                                                         2655